eInvoice Generator for Gravity PDF · Add-on zum Kauf

Eine Rechnung, drei E-Rechnungsformate.

eInvoice Generator for Gravity PDF macht aus der Rechnung, die Gravity PDF ohnehin erzeugt, eine E-Rechnung. Ihr Formular, Ihre Vorlage und Ihr Ablauf bleiben, wie sie sind, und Ihr Kunde erhält ein PDF, das genauso aussieht wie bisher. Aus derselben Rechnung entstehen auf Wunsch Factur-X / ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL BIS Billing 3.0, alles auf Ihrem eigenen Server.

Warum das wichtig ist: Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Unternehmen sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierte XML-Datei, die ein Programm lesen kann. Eine Rechnung, die nur ein PDF ist, zählt dann nicht mehr. Gravity PDF ist die Erweiterung, die aus einem ausgefüllten Formular von Gravity Forms eine PDF-Datei erzeugt.

1 · Formular ausgefüllt
in Gravity Forms
2 · PDF entsteht
mit Gravity PDF, wie bisher
3 · XML wird geprüft
gegen das Schema
4 · E-Rechnung fertig
ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL
So entsteht die E-Rechnung: Aus dem ausgefüllten Formular wird wie gewohnt ein PDF, das Add-on erzeugt die XML, prüft sie und liefert die gewählten Formate.

Die drei Formate

Das Format, das Ihr Empfänger braucht.

Format Wie es ausgeliefert wird Typischer Empfänger
Factur-X / ZUGFeRD Die XML-Rechnung nach EN 16931 im CII-Format wird in das PDF eingebettet. Das PDF wird dabei als PDF/A-3 neu geschrieben. Geschäftskunden
XRechnung eine eigene XML-Datei im UBL-Format neben dem PDF öffentliche Auftraggeber
PEPPOL BIS Billing 3.0 eine eigene XML-Datei im UBL-Format neben dem PDF Empfänger im PEPPOL-Netz

Sie können jede Kombination dieser Formate wählen, und zwar je Feed. Ein Feed ist eine Zuordnung, die festlegt, welches PDF aus welchem Formular entsteht. Weil alle Formate aus derselben zusammengestellten Rechnung entstehen, können sie sich nie widersprechen.

Kurz erklärt: ZUGFeRD und Factur-X bezeichnen dasselbe, nämlich ein PDF mit eingebetteter XML-Rechnung. In Deutschland heißt es ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X. XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden. PEPPOL ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden. UBL und CII sind die beiden XML-Formen, in denen eine E-Rechnung nach EN 16931 vorliegen kann.

XRechnung und PEPPOL-Rechnung sind keine Mischform aus PDF und XML, deshalb schreibt das Add-on sie als eigene Dateien. Jede Datei bekommt in der Eintragsansicht einen eigenen Download-Link und kann neben dem PDF an eine Benachrichtigungs-E-Mail angehängt werden. So erreicht jede Rechnung ihren Empfänger in der Form, die er erwartet.

Für Factur-X stehen die Profile EN 16931 (Comfort), EXTENDED, BASIC und XRechnung 3.0 zur Wahl. Ein Profil legt fest, wie umfangreich die Angaben in der eingebetteten XML sind.


Woher die Zahlen kommen

Gedruckte Rechnung und XML können sich nicht widersprechen.

Aus der Rechnung gelesen, nicht aus einer zweiten Quelle

Die Rechnungsvorlage von Gravity PDF enthält bereits Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Steuersatz. Das Add-on liest diese Werte direkt aus der Vorlage und blendet seine eigenen Felder dafür aus. Es gibt also keine zweite Kopie, die Sie abgleichen müssten, und nichts kann auseinanderlaufen.

Die Rechnungsnummer folgt gfpdf_invoice_number

Vergibt ein Zähler-Add-on der gedruckten Rechnung eine neue Nummer, erhält die XML dieselbe Nummer. Dafür beachtet das Add-on den Wert gfpdf_invoice_number von Gravity PDF.

Das Zahlungsmittel folgt dem Zahlungsdienst

Wurde eine Bestellung über PayPal oder Stripe bezahlt, meldet das Add-on sie als Zahlung über einen Online-Zahlungsdienst, eine Kartenzahlung als Zahlung mit Bankkarte. Ein Eintrag ohne Zahlungsdienst erhält den Code, den Sie in den Einstellungen wählen. Entwickler können über einen Filter weitere Zahlungsdienste ergänzen.

Richtig gerechnet, fünffach geprüft

Das Add-on prüft Positionssummen, Nachlässe, Zuschläge, die Aufschlüsselung der Steuer und den Gesamtbetrag gegen die Rechenregeln, die EN 16931 festlegt. Das schließt auch den unbequemen Fall einer unversteuerten Versandkostenposition ein, die eine eigene Steuerkategorie mit dem Steuersatz null braucht.

Rechnungssteller einmal erfassen

Firmenname, Adresse, USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Steuernummer, Bankverbindung und Kontaktdaten tragen Sie nur einmal ein, und zwar auf der gemeinsamen Einstellungsseite (e)invoice Settings statt in jedem Feed. Die anderen Add-ons der Familie lesen dieselben Werte, Sie pflegen sie also an einer einzigen Stelle.

Nur Pflichtfelder sind als Pflicht markiert

Die Oberfläche folgt den Vorgaben der EN 16931: Name und Ländercode des Verkäufers sind Pflicht, eine Straße ist es nicht. Ein Feld, dessen Wert das Add-on bereits kennt, müssen Sie nie ausfüllen. Die Länderliste kommt aus Gravity Forms selbst, deshalb bedeutet „DE“ an beiden Stellen dasselbe.


Gebaut, um nicht zu brechen

Das PDF bleibt immer heil.

Bei jedem Lauf gegen das Schema geprüft

Ein Schema, auch XSD genannt, beschreibt den erlaubten Aufbau einer XML-Datei. Das Add-on prüft jede erzeugte XML gegen dieses Schema. Besteht sie die Prüfung nicht, bleibt Ihr PDF unverändert, und es wird keine fehlerhafte E-Rechnung ausgeliefert. Der Fehler wird protokolliert und nicht verschluckt, und Ihr Kunde erhält trotzdem das gewohnte Dokument von Gravity PDF statt einer Fehlerseite.

Auch nach einer Korrektur des Eintrags aktuell

Ändern Sie einen Wert im Eintrag und rufen Sie das PDF erneut ab, baut das Add-on Dokument und XML aus dem aktuellen Eintrag neu. Sie erhalten also nie eine veraltete Datei.

Es sagt Ihnen, was nicht stimmt

Fehlt eine Bibliothek, ist der Verkäuferblock unvollständig oder hat ein Formular kein PDF, meldet das Add-on das in einem klaren Satz auf der Feed-Seite, noch bevor Sie etwas einstellen. Tritt ein Fehler erst beim Erzeugen des PDF auf, steht er im Protokoll von Gravity Forms.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und Französisch. Die Feldnamen sind wörtlich aus der Factur-X-Spezifikation übernommen und nicht von Hand übersetzt. Das Add-on nutzt keinen externen Dienst, braucht keinen API-Schlüssel und baut keine ausgehende Verbindung auf. Ihre Rechnungsdaten bleiben auf Ihrem Server.


Voraussetzungen

Was vorhanden sein muss.

WordPress 6.0 oder neuer
PHP 8.2 oder neuer
Gravity Forms 2.5 oder neuer, mit Zahlungs- oder Produktfeld
Gravity PDF 6.0 oder neuer

Die Rechnungsvorlage von Gravity PDF wird empfohlen, ist aber nicht zwingend. Die Bibliothek, die CII und PDF/A-3 erzeugt, liegt dem Add-on bei, deshalb ist kein Composer-Schritt nötig. Composer ist das Werkzeug, mit dem PHP-Bibliotheken nachinstalliert werden.


Einrichtung

Vier Schritte, danach läuft es von allein.

01 Rechnungssteller einmal ausfüllen

Firmenname, Land und entweder USt-IdNr. oder Steuernummer sind das Minimum, das die Norm verlangt. Diese Angaben stehen auf der gemeinsamen Seite (e)invoice Settings. Dort finden Sie auch den Factur-X-Block mit Zahlungsmittel, Zahlungsziel und PDF/A-3-Stufe.

02 Feed anlegen und Formate ankreuzen

Factur-X / ZUGFeRD bettet die XML in das PDF ein, XRechnung und PEPPOL BIS 3.0 werden als eigene UBL-Dateien daneben geschrieben. Sie wählen je Feed jede beliebige Kombination.

03 Käufer über Merge-Tags zuordnen

Ein Merge-Tag ist ein Platzhalter wie {Name:1}, den Gravity Forms durch den eingegebenen Wert ersetzt. Jedes Käuferfeld nimmt Merge-Tags an. So setzen Sie einen Wert aus mehreren Formularfeldern zusammen, zum Beispiel einen Namen aus Vorname und Nachname. Name und Land des Käufers verlangt die Norm in jedem Fall.

04 Vor dem Livegang prüfen

Die Prüfung gegen das Schema findet Fehler im Aufbau, aber nicht jeden Verstoß gegen eine fachliche Regel. Schicken Sie deshalb vor dem Start eine erzeugte Rechnung einmal durch einen Validator, der die Prüfregeln anwendet, zum Beispiel den offiziellen KoSIT-Validator. Der KoSIT-Validator ist das Prüfprogramm der Koordinierungsstelle für IT-Standards für XRechnungen. Sehen Sie sich die Rechnung außerdem in dem Programm an, das Ihr Empfänger tatsächlich verwendet.


Die Seite EN 16931 Seller: Sie füllen sie einmal aus, und jedes Add-on der Familie liest sie.

Die Einstellungen für Factur-X / ZUGFeRD mit Zahlungsmittel, Zahlungsziel und PDF/A-3-Konformitätsstufe.

Zwei Feeds an einem Formular: Der eine erzeugt ZUGFeRD, der andere PEPPOL BIS Billing 3.0.

Der Feed wählt die Formate. Die Rechnungsnummer kommt aus der Vorlage von Gravity PDF, deshalb sind die gedruckte Nummer und das Feld BT-1 der XML identisch. BT-1 ist das Feld der EN 16931 für die Rechnungsnummer.

Die Käuferseite wird über Merge-Tags zugeordnet. Ein Wert kann aus beliebig vielen Formularfeldern zusammengesetzt werden.

Eine Steuerkategorie und ein Steuersatz je Rechnung, dazu die Versandposition mit dem Steuersatz null.


Handbuch

Alles zum Nachlesen.

Das Handbuch beschreibt die Installation, die ersten Schritte, alle Einstellungen und besondere Fälle. Es gilt für die Version 2.6.9 des Add-ons.


Passt dazu

Diese Erweiterungen ergänzen das Add-on.

E-Rechnung aus Gravity Forms

eInvoice Generator for Gravity Forms erzeugt aus einem Eintrag von Gravity Forms eine Rechnung nach EN 16931. Es schreibt PDF und XML selbst und braucht Gravity PDF nicht. Auch dieses Plugin ist ein Kaufprodukt und im Shop von invoicePress.de erhältlich.

EPC-QR-Code

EPC-QR for Gravity PDF hängt an das PDF eine Zahlseite mit einem QR-Code für die SEPA-Überweisung an. Ihr Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App und muss nichts abtippen.

Swiss QR-Rechnung

Swiss QR-Bill for Gravity PDF hängt an das PDF eine vollständige Schweizer QR-Rechnung an, mit Zahlteil und Empfangsschein.

EN16931-Felder

Gravity Forms EN16931 Fields bringt 17 Codelisten der E-Rechnung als fertige Auswahlfelder in Gravity Forms. Eine Codeliste ist eine festgelegte Liste erlaubter Werte, zum Beispiel die Währungscodes.

eInvoice Generator for Gravity PDF
Kaufprodukt: macht Ihr PDF zur E-Rechnung
+ EPC-QR-Code
Kaufprodukt: Zahlseite für die SEPA-Überweisung
+ Swiss QR-Rechnung
Kaufprodukt: Schweizer Zahlteil mit Empfangsschein
Das Add-on, das die gültige E-Rechnung erzeugt, und die beiden eigenen Kaufzusätze, die demselben PDF einen Zahlungs-QR-Code hinzufügen. Alle drei sind Kaufprodukte.

Alle Erzeuger für E-Rechnungen · Alle Erweiterungen


Welches Format braucht Ihr Empfänger?

Meist sind es weniger Formate, als man zu Beginn denkt. Geschäftskunden erhalten in der Regel ZUGFeRD, öffentliche Auftraggeber XRechnung und Empfänger im PEPPOL-Netz eine PEPPOL-Rechnung. Die Demo zeigt Ihnen bald das fertige Ergebnis aus einem Beispielformular. Das Add-on ist ein Kaufprodukt und im Shop von invoicePress.de erhältlich.